Management Assistent gezocht (32 of 38 uur per week)

Ben jij de organisatorische, veelzijdige duizendpoot en verbinder die wij zoeken? Heb jij een hands-on mentaliteit en vind je o.a. complex agendabeheer, ondersteunen van de directie, evenementen organiseren en notuleren leuk en wil je graag de spin in het web zijn? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Over het Louis Bolk Instituut

Het Louis Bolk Instituut is een non-profit onafhankelijk kennisinstituut. We bestaan al meer dan 45 jaar en samen met 58 collega’s ontwikkelen we kennis waarbij we gebruikmaken van een integrale aanpak en systeemvisie. Wij werken aan het versterken van natuurlijke systemen en processen, of dat nu een agrarisch gebied is, een bedrijf, een stadswijk of een patiënt. Dat doen we samen met betrokkenen via participatieve methoden. Zo dragen wij concreet bij aan gezondheid en vitaliteit, een veerkrachtige natuur inclusief voedselsysteem en een duurzame leefomgeving.

De organisatorische omgeving waarin je komt te werken bestaat uit twee directieleden, waarvan er één algemeen bestuurder is. Deze organisatie heeft een Raad van Toezicht en een ondernemingsraad. Het secretariaat bestaat uit twee collega’s.

Wat ga jij als Management Assistent bij ons doen? 

Je primaire taak is het ondersteunen van de twee directieleden en je zorgt ervoor dat zij in hun rol optimaal kunnen functioneren. Je hebt een zeer divers takenpakket waarin er ruimte is om aanvullende taken op te pakken in lijn met jouw affiniteit. Jij regelt en organiseert afspraken (intern en extern) voor de directie, beheert hun agenda’s, notuleert vergaderingen en organiseert o.a. evenementen intern en extern voor de organisatie. Als teamspeler pak je samen met je collega’s van het secretariaat de taken op.

Wat zijn je werkzaamheden?

  • Complex agendabeheer
  • Coördineren van de bezetting van het secretariaat
  • Coördineren implementatie van verbeteringen in werkprocessen en de vastlegging van standaarden op het secretariaat
  • Ondersteunt de bestuurder in de contacten en met interne en externe bijeenkomsten
  • Notuleren en uitwerken diverse overleggen en opvolgen acties
  • Meehelpen bij het opstellen van brieven en overige correspondentie (digitaal of per post)
  • Ondersteunen en meedenken van de directie bij de uitvoering en implementatie van (nieuw) beleid
  • Daarnaast behandel je met je collega’s op het secretariaat de inkomende mail, telefoon en postverzending

Wat vragen wij van jou als Management Assistent?

We zoeken iemand die representatief is (passend bij de stichting), beschikbaar op reguliere kantooruren, initiatief neemt en goed is in samenwerken. Met aandacht voor detail durf je je werk op te pakken, te structureren en daarin beslissingen te nemen. Je bent goed met agenda- en mailbeheer, organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten en notuleren. Je doet veel zelfstandig, maar vraagt geregeld feedback. Je stemt frequent met collega’s op het secretariaat en onderzoekers af of de aanpak passend is. Je bent in staat een verlengstuk te zijn van de directie als het gaat om interne aanspreekbaarheid en bereikbaarheid van de directie.

  • Een relevante opleiding en cursussen gelijk aan HBO niveau of vergelijkbare ervaring
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een zelfstandige soortgelijke functie
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Goede beheersing van de gangbare office pakketten als Word en Excel, en ervaring met Outlook qua mail en agenda’s
  • Probleem oplossend vermogen, inzicht in processen, aandacht voor details en je bent praktisch en resultaatgericht ingesteld
  • Hybride werken is beperkt mogelijk in overleg

Wat bieden wij jou als Management Assistent?

Jij mag veel van ons verwachten. Je komt terecht bij een ambitieus bedrijf waar op de werkvloer geen hiërarchie heerst, maar een informele werksfeer.

Wij bieden jou o.a.:

  • Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract voor onbepaalde tijd
  • Een dynamische en uitdagende mensgerichte werkomgeving
  • Een bruto salaris van € 2 .600,00 - € 4.150,00 per maand o.b.v. een fulltime 38 uur dienstverband
  • 8% vakantiegeld en je kunt middels het keuzemodel loonbestanddelen inruilen zoals bijvoorbeeld een bijdrage aan (elektrische fiets), extra vakantiedagen
  • Een ideaal te bereiken werklocatie in Bunnik per auto of openbaar vervoer
  • 25 vrije dagen per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband
  • Goede pensioenregeling
  • Een passende reiskostenregeling
  • Ruimte en budget voor persoonlijke ontwikkeling

Solliciteer direct!

Stuur je sollicitatie naar solliciteren@louisbolk.nl. Voor meer informatie over deze vacature kun je vrijblijvend contact opnemen met Klaas Berkhof (HR-manager). Je kunt hiervoor bellen naar het secretariaat, telefoonnummer 0343 523 860.

Sluitingsdatum: 17 april 

Solliciteer

Een onbeperkt aantal bestanden kan naar dit veld worden geupload.
10 MB limiet.
Toegestane types: pdf, doc, docx.
Privacy policy
Open Doel van de verwerking van persoonsgegevens configuratie-instellingen

In deze privacyverklaring leest u hoe het Louis Bolk Instituut (LBI) om gaat met uw privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Het LBI houdt zich aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het is het beleid van het LBI om alleen persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Over dit doel zal zo helder en transparant mogelijk gecommuniceerd worden op het moment van de verzameling van gegevens. Het LBI beperkt zich tot bewaren van die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt en verzameld.

We gaan uiterst zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. We zullen nooit persoonlijke informatie openbaar maken of doorspelen aan derden zonder uw schriftelijke toestemming, tenzij dit van rechtswege geëist wordt. Passende organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Er is een procedure die voor alle medewerkers beschrijft hoe om te gaan met persoonsgegevens inclusief een protocol 'datalek'. In een register wordt van verzamelde persoonsgegevens het datatype bijgehouden en wordt per datatype beschreven met welk doel, welke bewaartermijn en op welke beveiligde locatie de gegevens worden bewaard.

Alle medewerkers van het LBI zijn op de hoogte gebracht van het beleid omtrent privacy en bescherming van persoonsgegevens.

U heeft het recht om te vragen om inzage in, en correctie of verwijdering van uw gegevens. U kunt een verzoek richten aan de Managing Director, zie hiervoor onze contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Bij het bestellen van publicaties worden uw persoonlijke gegevens opgeslagen en bewaard voor het verzorgen van uw bestelling. Wij kunnen u benaderen voor gelijksoortige producten en diensten van het LBI als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Als u zich heeft aangemeld voor een nieuwsbrief bewaren wij uw emailadres en eventueel uw naam. Al deze gegevens zijn overigens niet gekoppeld aan een cookie. U kunt zich altijd afmelden via de link in de nieuwsbrief.

Gegevens die het LBI verzamelt in het kader van onderzoek zullen geanonimiseerd en enkel voor onderzoeksdoeleinden worden gebruikt. Per onderzoek wordt duidelijk gecommuniceerd over het doel en de verwerking van de gegevens en daarnaast over eventuele andere zaken als frequentie van contact. Altijd zal explicit toestemming worden gevraagd voor verzamelen van gegevens ten behoeve van het desbetreffende onderzoek.

Geplaatst op:
17-03-2023